Posted on Feb. 8, 2024, 8:30 a.m.
una fábrica, una oficina de contables o cualquier otro tipo de negocio que maneje información personal o confidencial de tus clientes, empleados, proveedores o socios, debes saber que estás obligado a proteger esa información y a destruirla adecuadamente cuando ya no la necesites. De lo contrario, podrías exponerte a riesgos legales, económicos y reputacionales, así como a violar los derechos de las personas afectadas.
En este blog, te explicaremos por qué es importante destruir los discos duros e información confidencial en Puerto Rico, y cómo las leyes FERPA, Federal Privacy Act, HIPAA y Gramm-Leach-Bliley Act te afectan y te protegen.
¿Qué son los discos duros y la información confidencial?
Los discos duros son dispositivos que almacenan gran cantidad de información digital, tanto personal como profesional, que puede ser sensible, confidencial o protegida por la ley. Por ejemplo, los discos duros pueden contener:
· Datos personales: Son aquellos que identifican o permiten identificar a una persona, como el nombre, el número de seguro social, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, la fecha de nacimiento, el estado civil, la nacionalidad, el género, la orientación sexual, la religión, la afiliación política, la salud, la educación, el empleo, el historial crediticio, las preferencias, las opiniones, etc.
· Información confidencial: Es aquella que tiene un valor especial para una persona o una entidad, y que no debe ser divulgada sin su consentimiento o autorización, por motivos de seguridad, confidencialidad, propiedad intelectual, competencia o calidad. Por ejemplo, la información confidencial puede incluir:
o Información médica: Es aquella que se refiere al estado de salud, el diagnóstico, el tratamiento, la prescripción, el historial clínico, los resultados de pruebas, las alergias, las enfermedades, las discapacidades, etc. de una persona.
o Información legal: Es aquella que se refiere a los asuntos jurídicos, las demandas, los contratos, los acuerdos, las sentencias, los testimonios, las evidencias, los derechos, las obligaciones, etc. de una persona o una entidad.
o Información financiera: Es aquella que se refiere a los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos, las cuentas, las transacciones, los impuestos, las inversiones, los créditos, las deudas, etc. de una persona o una entidad.
o Información comercial: Es aquella que se refiere a los productos, los servicios, los clientes, los proveedores, los empleados, los socios, los planes, las estrategias, los proyectos, los procesos, los métodos, las patentes, las marcas, los secretos, etc. de una entidad.
¿Qué leyes te obligan a destruir los discos duros e información confidencial en Puerto Rico?
En Puerto Rico, existen varias leyes que regulan la protección de los datos personales y la información confidencial, y que te obligan a destruir los discos duros e información confidencial cuando ya no los necesites o cuando lo soliciten las personas afectadas. Algunas de estas leyes a nivel federal son:
- La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA, por sus siglas en inglés), que protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes y les da a los padres o a los estudiantes elegibles el derecho a acceder, corregir y controlar el uso y la divulgación de dichos registros. Esta ley aplica a las escuelas, universidades y otras instituciones educativas que reciban fondos federales.
- La Ley Federal de Privacidad (Federal Privacy Act, por su nombre en inglés)[^6^][6], que protege la privacidad de los registros que contengan información personal sobre individuos que sean mantenidos por agencias federales, y les da a los individuos el derecho a acceder, corregir y controlar el uso y la divulgación de dichos registros. Esta ley aplica a las agencias federales y a sus contratistas o asociados que manejen dichos registros.
- La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés), que protege la privacidad y la seguridad de la información médica de los individuos y les da a los individuos el derecho a acceder, corregir y controlar el uso y la divulgación de dicha información. Esta ley aplica a las entidades cubiertas, como los proveedores de salud, los planes de salud y los intercambiadores de salud, y a sus asociados de negocios que manejen dicha información.
- La Ley Gramm-Leach-Bliley (Gramm-Leach-Bliley Act, por su nombre en inglés), que protege la privacidad y la seguridad de la información financiera de los consumidores y les da a los consumidores el derecho a recibir avisos sobre las prácticas de privacidad de las instituciones financieras y a optar por no compartir su información con terceros no afiliados. Esta ley aplica a las instituciones financieras, como los bancos, las aseguradoras, las empresas de valores y las empresas de servicios financieros, y a sus asociados de negocios que manejen dicha información.
Estas leyes tienen como objetivo proteger los derechos fundamentales de las personas, como el derecho a la intimidad, el honor, la imagen y la autodeterminación informativa, así como prevenir y combatir los delitos informáticos y garantizar la seguridad nacional.
¿Qué riesgos implica no destruir los discos duros e información confidencial en Puerto Rico?
Si no destruyes los discos duros e información confidencial en Puerto Rico, puedes exponerte a varios riesgos, como los siguientes:
· Riesgo legal: Puedes incumplir las leyes locales y federales que te obligan a proteger y destruir la información personal y confidencial, y enfrentarte a multas, sanciones, demandas o procesos penales por parte de las autoridades o de las personas afectadas.
· Riesgo económico: Puedes perder dinero por el robo o el fraude de tu información financiera o comercial, o por el pago de indemnizaciones, compensaciones o costos legales derivados de las reclamaciones o demandas de las personas afectadas.
· Riesgo reputacional: Puedes dañar tu imagen, tu credibilidad y tu confianza ante tus clientes, proveedores, empleados, socios.
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